PDF in Repositorien – Grüner Weg des Open Access

Das Portable Document Format (PDF) ist eines der meistverwendeten Formate, um elektronische Dokumente im Web zu veröffentlichen. Hierfür sprechen die Plattformunabhängigkeit, die einfache Erzeugung des Formates für jedermann mittels freier oder kostenpflichtiger Programme sowie die Möglichkeiten der Sicherung oder auch Verschlüsselung der Inhalte.
Seit 2008 ist PDF als Offener Standard eingetragen (ISO 32000-1:2008), bereits seit 2005 gilt PDF/A (ISO 19005-1:2005) als ISO-Norm für die Langzeitarchivierung. Unter PDF/X werden Eigenschaften zum Erstellen von Druckvorlagen zusammengefasst. Seit 2012 regelt schließlich eine ISO Norm (14289-1:2012) das Erstellen barrierefreier PDF-Dokumente und Formulare.

Hiermit sind die Rahmenbedingungen knapp umrissen: Wenngleich Normen und Standards inzwischen den Weg für barrierefreies PDF bereiten, erweist sich die praktische Erzeugung eines solchen Dokumentes für den weniger technisch fokussierten Laien und damit den Autoren bzw. Wissenschaftler nach wie vor als ein Problem – oder auch anders formuliert: es ist für ihn in der Regel überhaupt nicht relevant, da weder notwendig noch auf Knopfdruck zu erzeugen.

PDF barrierefrei – immer noch eine Vision?

Als Betreiber von Dokumentenservern bzw. Repositorien, die bislang vorwiegend mit PDF-Dokumenten gespeist werden, können Bibliotheken Einfluss auf die Gestaltung dieser Dokumente nehmen, wenngleich in unterschiedlichem Maße.
Vorwiegend handelt es sich bei diesen Dokumenten um Inhalte, die parallel auch als Printausgabe erscheinen, womit der Grüne Weg des Open Access beschritten wird. Dies allerdings begrenzt die Einflussmöglichkeiten der Repositorienbetreiber auf den Publikationsprozess mitunter zusätzlich.

Die Testergebnisse an PDF-Dokumenten, ermittelt aus 39 Dokumenten an zehn Repositorien und drei Universitätsverlagen, spiegeln den allgemein zu beobachtenden Zustand, dass barrierefreie PDF-Dokumente immer noch die Ausnahme sind. Und dies angesichts beachtlicher Entwicklungen auf dem ‚Markt der Barrierefreiheit‘, wie kommerzielle, aber auch kostenfreie Angebote der PDF Association, der xyMedia GmbH (mit axesPDF for Word) oder der Schweizer Stiftung ‚Zugang für Alle‘ (PDF-Werkstatt) zeigen.

Nun wird es das barrierefreie, sprich: korrekt ausgezeichnete PDF-Dokument auch in naher Zukunft nicht auf Knopfdruck geben, denn die Auszeichnung von Inhalten wird wohl auf längere Sicht noch intellektuelle Arbeit sein. Hieraus ergeben sich zwei zentrale Fragen:

  • Was können die Autoren leisten, um den Weg zum barrierefreien Dokument zu unterstützen?
  • Wie können Bibliotheken als Dienstleister für die Wissenschaft den Publikationsprozess barrierefreier Dokumente begleiten?

Im folgenden sind Kriterien zusammengeführt, die jeder Dokumentenserver als ‚Eingangsbedingung‘ stellen sollte (Mindestanforderungen), die des Weiteren von den Autoren als Basiskriterien umgesetzt werden sollten bzw. die für ein vollumfänglich barrierefreies PDF stehen. Es schließen sich Link-Empfehlungen zur Umsetzung an.

Mindestanforderungen

  1. Es handelt es sich um eine durchsuchbare Textdatei, nicht um ein eingescanntes Bild.
  2. Screen-Reader werden durch Sicherheitseinstellungen nicht beeinträchtigt.
  3. Autoreneinstellungen zur Barrierefreiheit, etwa Lesezeichen, werden beim Upload auf den Dokumentenserver übernommen.

Diese Kriterien sollte jeder Dokumentenserver garantieren.

Basiskriterien

  1. Es handelt es sich um eine durchsuchbare Textdatei, nicht um ein eingescanntes Bild.
  2. Ein Dokumenttitel ist vorhanden.
  3. Eine Dokumentsprache ist festgelegt.
  4. Screen-Reader werden durch Sicherheitseinstellungen nicht beeinträchtigt.
  5. Dokument ist als getaggt markiert.
  6. Dokumentstruktur ist durch Tags gekennzeichnet (tagged PDF).
  7. Lesezeichen sind vorhanden.

Die erfolgreiche Umsetzung der Basiskriterien garantiert noch keine (umfassende) Barrierefreiheit, stellt jedoch einen ersten wichtigen Schritt auf diesem Weg dar. Diese Kriterien wurden auch unseren PDF-Tests zugrunde gelegt. Sie stellen im Wesentlichen eine Auswahl von Prüfkriterien des PDF-Accessibility-Checkers (PAC) dar, die durchaus von Autoren realisierbar sind.
Erfreuliche Initiativen, um Autoren zum Erstellen barrierefreier Dokumente zu ermuntern, zeigen exemplarisch folgende Angebote:

Umfassende Barrierefreiheit

Alle 18 Kriterien des PAC 1.3 (PDF-Accessibility-Checker) werden erfüllt.

Quellen und Empfehlungen

  • TIPP: axesPDF – Blog vom Robert Bianchetti, Markus Erle und Samuel Hofer, mit Expertenwissen zum Thema barrierefreie PDF-Dokumente; dort auch Hinweise zur Nutzung von axesPDF for Word (Add-in für MS Word), die sog.   ‚1-Klick-Lösung zum Erstellen barrierefreier PDF-Dokumente aus Microsoft Word 2007 und Word 2010‘
  • PDF-Accessibility-Checker (PAC 1.3), ein kostenfreies Angebot der Stiftung ‚Zugang für Alle‘; dort auch Hinweise und Angebote zum Erstellen barrierefreier PDF-Dokumente
  • The PDF/A-Competence Center (PDF Association) – Wissensvermittlung und Service rund um das Thema barrierefreie PDF-Dokumente
  • Markus Erle: PDF umsetzen und prüfen, in: Jan Eric Hellbusch/Kerstin Probiesch, Barrierefreiheit verstehen und umsetzen. Webstandards für ein zugängliches und nutzbares Internet, Heidelberg 2011.
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